Служебная записка гост

Служебная записка гост

Оформление служебной записки по госту образец


Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов. Докладная внешняя В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить. Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами. Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде.

И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  1. разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.
  2. избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  3. решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге.

Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы. Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку. Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы.

Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых. Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу.

Служебная записка образец

Как писать служебную записку образец В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования.

Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями.

Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько — текст пишется от первого лица множественного числа.

Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись. Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи.

Но особое внимание следует уделить текстовой части документа.

Важно определится, с какой целью она составляется.

Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

  • Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.
  • Запросить информацию из другого подразделения.
  • Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
  • Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
  • Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы. Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения.

Излагать суть проблемы следует коротко и логично.

Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения. Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Итог: При составлении служебной записки важно правильно заполнить все реквизиты ее формуляра и изложить суть проблемы доходчиво и кратко.

Докладная записка: как правильно оформить

Рубрика: Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации. Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать? Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

  • инициативные;
  • информационные;
  • отчётные.

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней.

Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации.

Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2020 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов». Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2020 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже. Реквизит. Заголовок к тексту.

Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк.

Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Источник: Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо! Понравилась статья? Поделись с друзьями!

11687 Популярные записи22.06.201721.06.201726.06.201704.04.201805.04.201920.06.2017

Оформление служебной записки по госту образец

Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.

Содержание служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.

Основные вопросы, по которым составляется служебная записка:

  1. вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
  2. хозяйственные вопросы.
  3. вопросы информационного характера;
  4. вопросы по организации рабочего процесса;

Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД ).

Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 » УСД . УСОРД. Требования к оформлению документов».

Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с указанием структурного подразделения организации, должность и ФИО получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать дату написания документа и его регистрационный номер. По центру указывается название документа: «Служебная записка».

Далее непосредственно сам текст документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.). После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя документа, его ФИО и подпись. Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Служебная записка – это, своего рода, деловая переписка между работниками отделов и их руководителями. Она является одним из самых распространенных видов документов на многих предприятиях и организациях.

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2020 году

Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи.

Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя.
Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ.

Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.Директору ОАО «Рога и Копыта»Алексееву Арсению Сидоровичуг. Челябинск 14 июня 2020 годаСЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАС 12 июня 2020 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь.

Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу.

Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.С уважением, начальник горячего цехаСидоров Валерий Викторович (подпись).А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен нижеСегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:Коммуникативные. Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями,

Правила оформления служебных записок по госту.

какие применяются требования к их написанию и внешнему виду?

Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

  • Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
  • Номер письма.
  • Заголовок текста в виде одной фразы.
  • Дата.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

  • Адрес получателя.
  • Структурное подразделение.
  • Должность исполнителя.
  • Название фирмы.
  • Фамилия и инициалы.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных. Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата. Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

  • Гарантийные.
  • Письма-извещения.
  • Претензионные.
  • Письма-напоминания.
  • Сопроводительные.
  • Письмо-запрос.
  • Арбитражные.
  • Рекламные.
  • Письма-просьбы.
  • Письма-подтверждения.
  • Информационные.

Такая классификация является наиболее универсальной.

Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма. Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется.

Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…» Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации.

Например: «В соответствии с договоренностями…» Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии.

Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…».

В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем. Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера.

Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц.

Подписываются они руководителем предприятия. Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг.

Служебная записка по госту образец

При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения.

Срок хранения СЗ, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.Поскольку такое взаимодействие должно иметь юридическое подтверждение, оно осуществляется на документальной основе.

То есть, информация передается на материальных носителях и заверяется надлежащим образом заполненными обязательными реквизитами. Самым популярным и доступным способом оформления документов является бумажный формат. Такие служебные документы можно передавать адресатам почтовой связью, в виде письма.

Служебное письмо — пример деловой переписки, осуществляемый пересылкой по почте.Пример служебного письма — любой документ деловой переписки, отправляемый адресату посредством почтовой связи. Служебные письма — обязательный элемент производственной и организационной деятельности любого предприятия, поэтому необходимо знать требования к их оформлению и содержанию, чтобы эти документы имели требуемую юридическую силу.

  • номер регистрации служебной записки;
  • заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
  • название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
  • название адресата (конкретно кому направлен документ);
  • сам текст;
  • дату написания;
  • дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);
  • указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);

Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции)

Виды служебных записок и правила их оформления

Изображение размещайте на бланках документов в соответствии с уставом В середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» или слева на уровне этого реквизита.

Во втором случае допускается захватывать часть левого поля 04 – Код формы документа Проставляйте на унифицированных формах в соответствии с ОКУД или локальным классификатором В правом верхнем углу рабочего поля документа 05 – Наименование организации – автора документа Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.

В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов … В число обязательных для заполнения реквизитов служебной записки входят:

  1. должность, фамилия и инициалы адресата;
  2. отметка о наличии приложений и их перечень;
  3. дата составления;
  4. должность, фамилия и инициалы автора;
  5. наименование структурного подразделения, в котором числится автор записки;
  6. виза.
  7. тема документа – заголовок к тексту;
  8. внутренний регистрационный номер записки;
  9. наименование документа;
  10. текстовая часть;
  11. подпись автора с расшифровкой;

Ни согласовывать, ни утверждать этот тип документов не нужно.

Но автор должен понимать, что форму служебной записки используют только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц.

Когда адресат — вышестоящее должностное лицо, то документ называется докладной запиской.

Памятка. Расположение реквизитов на служебной записке Требования к оформлению и заполнению основных и дополнительных реквизитов, перечисленных выше, изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

При заполнении текстовой части учтите, что форма всех видов служебных записок не предполагает ни выводов, ни инициатив — это сухое, краткое и точное изложение фактов, решение по которым будет принимать адресат.

В тексте нельзя проявлять эмоции или приводить оценочные суждения.

Если это необходимо, автор может указать причину, почему написал записку, а также сослаться на действующие внутренние и отраслевые нормы и нормативные акты, федеральное законодательство. Визу на служебной записке ставит, как правило, руководитель подразделения, которому адресован документ и к которому относится его содержание.

Право визировать внутренние документы также имеют главный бухгалтер и заместитель руководителя, который курирует данное структурное подразделение или вопросы, которых касается содержание записки.

Реквизит «Виза» располагается или сразу под реквизитом «Подпись», или же на обороте последнего листа, если документ многостраничный. Если записка имеет электронный вид и сформирована в системе электронного документооборота, визу можно проставить в цифровом виде.

После того, как адресат рассмотрит записку и получит визу, документ считается исполненным. Результат исполнения отражают в резолюции, поле которой расположено на свободном от текста месте.

Служебная записка от работника: цели и образец

Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь. Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников.

В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе.

Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.

Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде. При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ.

Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника.

Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя.

После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании. Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная.

В ней указываются причины. Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды.

В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет.

При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию. Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014.

Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2). К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  2. заголовок к тексту;
  3. текст;
  4. регистрационный (исходящий номер);
  5. дата;
  6. адресат;
  7. наименование структурного подразделения;
  8. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  9. отметка о наличии приложения (если есть);

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И.

Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И.

за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А.

Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе. Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Но унифицированных форм для служебных записок не установлено. Что касается служебки, то это разновидность докладной.

Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  2. наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  3. название документа;
  4. дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка. Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым.

Но их можно разместить на листе и иначе.

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма. Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений.

Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения. Директору ООО «Домострой» Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2020 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза.

Как составить служебную записку

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях. В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях. К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений.

Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка.

Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1). В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме.

Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п.

4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит: • эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); • наименование организации; • код организации; • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); • справочные данные об организации; • место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма. Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет.

Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств. Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п.

Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.

Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом.

Согласно , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника.

Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять.

При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором.

Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести.

Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Как же должна выглядеть докладная записка?

Комментарии 0