Примерная номенклатура дел в школе лнр

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации


Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности. В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  • Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  • Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.
  • Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств.

Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству. Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта.

То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях. Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно. Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя.
Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки.

Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2020 год

Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях.

Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п.

3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее: 1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса.

В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении.

Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД. Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений.

Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.). 2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов.

Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты. Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий.

То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку. Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т.

д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел. Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства.

В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»). Если в деле накапливаются документы по

Номенклатура дел на 2020 – 2020 годы — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

О перечне учредительных документов можно прочитать в статье

  • Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
  • Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
  • Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
  • Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
  • Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
  • Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

    • затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
    • Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
    • затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
    • Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
    • переписка и т. д.
    • Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
    • первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
    • далее распоряжения, приказы, решения и пр.;

    Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

    • Составление и формирование самого бланка.
    • Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
    • Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).

    Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2020 – 2020 годах. Она имеет следующее содержание:

    • В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
    • По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
    • графа 2 содержит наименование (заголовок)
    • Далее следует табличная часть:
    • В графе 1 указывается индекс дела;
    • Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.

    Номенклатура дел в лнр образец

    Содержание

    1. Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция
    2. Основное назначение
    3. Назначение и виды
      • Основное назначение
      • Разновидности
    4. Разновидности
    5. Порядок работы
    6. Образец и пример 2017 — 2020
    7. Порядок составления

    Назначение и виды Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам.

    Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

    Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

    Когда формируется документ Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

    Кто ведет номенклатуру дел Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

    Важно Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

    Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

    На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc Роль документа Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся.

    Каждая такая папка называется «Дело».

    Основных правил работы архивов). Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов). Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

    Перечислим основные этапы ее утверждения:

    1. разрабатывается подразделением организации;
    2. утверждается приказом руководителя предприятия.
    3. подписывается начальником подразделения,

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел Скачать Структура документа Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

    1. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании.

    Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования

    Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

    В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов.

    В конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется. В частности, в номенклатуры дел образовательных учреждений, осуществляющих свою финансово-хозяйственную деятельность через централизованную бухгалтерию, не включаются документы, предусмотренные разделом «Бухгалтерский учет и отчетность» примерной номенклатуры. Заголовки дел примерной переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями.

    Так, например, общеобразовательное учреждение основного общего и среднего (полного) общего образования в статьях примерной номенклатуры для удобства именуется школой.

    На практике его название может быть иным (гимназия, лицей), что должно быть учтено при составлении конкретной номенклатуры дел. Одному заголовку дела из примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

    Так, например, заголовок

    «Переписка по административно-хозяйственным вопросам»

    , предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть заменен заголовками: «Переписка о благоустройстве пришкольной территории», «Переписка о проведении работ по телефонизации и созданию локальных компьютерных сетей» и т.д. Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. Например, «Нормативные акты органов местного самоуправления» и «Приказы управления образования администрации г.

    Кирова» при небольшом объеме могут откладываться в одном деле с соответственно измененным заголовком.

    В связи с тем, что в настоящее время все больше школ имеют отдельный банковский счет, самостоятельно, а не через централизованную бухгалтерию, осуществляют бухгалтерский учет и ведут активную финансово-хозяйственную деятельность, в данную примерную номенклатуру дел включены документы по бухучету и этой деятельности. Кроме того, номенклатура включает в себя такие документы, как Устав школы, лицензия на образовательную деятельность, свидетельство о государственной аккредитации, документы по аттестации школы, которые или уже вошли в повседневную жизнь общеобразовательных учреждений, или вот-вот станут весьма актуальными.

    Разумеется, перечень документов в примерной номенклатуре дел для общеобразовательных учреждений не носит исчерпывающего характера.

    В индивидуальную номенклатуру дел могут быть внесены документы об опыте работы учителей, школьного музея, кружков, трудовых объединений школьников, деятельности органов ученического самоуправления, совета школы и т.д.

    Примерная номенклатура построена по функциональному принципу (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура может быть построена как по функциональному, так и по структурному принципу.

    В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений школы.

    Номенклатура дел организации

    21694 Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

    Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

    ФАЙЛЫ Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

    Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

    • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
    • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
    • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
    • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

    Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

    Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

    В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

    Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.
    Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

    Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

    Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

    Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации.

    Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании. Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты.

    При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

    • наименование организации,
    • номер и дата составления,
    • перечень документов,
    • подписи ответственных лиц.

    В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется.

    Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре. Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

    Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

    Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее.

    Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации. Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

    1. Вначале вносится стандартная информация:
      • полное наименование компании,
      • дата составления документа,
      • предстоящий год, на который он пишется,
      • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

      Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

    2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

      В неё заносятся данные:

      • индекс или номер дела,
      • заголовок или название,
      • количество содержащихся в нем частей или томов,
      • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
      • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
    3. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

    Как заполнить форму номенклатуры дел организации

    В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года.

    На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются. Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать.

    В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться.

    В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

    Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п.

    3.4.2 Основных правил работы архивов). Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы. При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

    1. регистрационную форму организации;
    2. документы о создании организации (положение, устав);
    3. штатное расписание;
    4. номенклатуру дел предыдущих лет;
    5. документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
    6. типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

    Перечислим основные этапы ее утверждения:

    1. утверждается приказом руководителя предприятия.

      Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

    2. подписывается начальником подразделения;
    3. разрабатывается подразделением организации;

    Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

    Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

    • Примечание. Заполняется по мере необходимости.
    • Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
    • Индекс.
    • Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
    • Наименование.

    То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже. Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты.

    Постановления Совета Министров ЛНР

    разрабатывает инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел организации; 2) осуществляет регистрацию и ведет учет документов; 3) организовывает документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архив организации или лицу, ответственному за ведение архива организации (далее – архив организации); 4) обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями организации требований инструкции по делопроизводству организации; 5) принимает меры для уменьшения объема служебной переписки в организации и на предприятиях, в учреждениях, входящих в сферу ее управления; 6) проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях организации, а также на предприятиях, в учреждениях, входящих в сферу ее управления; 7) принимает участие во внедрении и использовании информационно- телекоммуникационной системы делопроизводства в организации; 8) осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в организации; 9) обеспечивает соблюдение единых требований к подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота; 10) проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений; 11) организовывает сохранность документального фонда организации и его использование; 12) инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации работников организации по вопросам делопроизводства; 13) заверяет гербовой (основной) печатью документы, подписанные руководством организации. 1.8.3. Организация делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на специально назначенное лицо, в должностном регламенте которого определяются данные обязанности. 1.8.4. Ведение делопроизводства в организации осуществляется на бумажных носителях или с использованием прикладного программного обеспечения, обеспечивающего автоматизацию системы документооборота (далее – ППО АСД).

    Организации ведут делопроизводство в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству организации.

    При разработке инструкции по делопроизводству организации руководствуются настоящими Правилами.

    1.9. Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства организации.

    В малочисленных организациях назначается лицо, ответственное за ведение архива организации. 8 Архив организации работает на основании положения о нем, которое согласовывается и утверждается в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики. 1.10. Служба делопроизводства, если она является самостоятельным подразделением, работает на основании положения о ней, которое согласовывается и утверждается в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

    Если функции ведения делопроизводства в организации возложены на ответственное лицо, в его должностном регламенте определяются данные обязанности, права и ответственность.

    1.11. Руководство организации обязано обеспечить архив необходимым

    Номенклатура дел в лнр образец

    В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами. В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации.

    Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

    Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

    Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел.

    НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса.

    В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер порядковый дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, , где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

    Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов.

    Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

    Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова.

    Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел. Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом.

    Если дело объемное состоит из нескольких томов , то следует составить общий заголовок дела. В пятой графе указываются примечания.

    Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т.

    Типовая номенклатура дел

    За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

    Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела.

    Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

    Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации.

    Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

    Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

    Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

    Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

    При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. 27 Августа 2020 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

    Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс. 21 Августа 2020 в 17:25 Врио — это временно исполняющий обязанности.

    И. о. — исполняющий обязанности. В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

    06 Мая 2020 в 16:46 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2020 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

    15 Марта 2020 в 16:30 Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя.

    Комментарии 0