Как правильно прошить уч доки

Как правильно прошить уч доки

Оглавление:

Как правильно сшить документы


Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет. Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.

Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

Как правильно сшивать документы

Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию. Приготовить следующие инструменты и материалы:

  1. Лист чистой бумаги.
  2. Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  3. Клей бумажный.
  4. Нитки. Лучше использовать капроновые.
  5. Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  • На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать.

    Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

  • Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  • На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись:

    «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.»

    .

    Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.

  • Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  • Удалить скрепки, скобы из документа.
  • Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  • Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  • В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.

    Среднее отверстие должно быть по центру.

  • Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  • После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны.

    Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.

  • В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  • Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции: Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель.

Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник.

Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел. Нумерация делается простым карандашом.

Правила прошивки документов нитками

Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет. Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.

Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок.

Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

    Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  • Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
    1. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
    2. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.
      Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

      Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

    3. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
    4. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам.

      На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

    1. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.
      Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

      Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

    2. Иглу вводят сначала в среднее отверстие.
      Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

      Лучше использовать двойную прошивку. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

    3. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками.

      Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.
      Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

    Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

    1. документов, которые необходимо прошить
    2. иглы с нитью подходящей толщины
    3. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Подходит для документов небольшого объема.

  • С помощью нитки и дырокола.

    Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
    Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта.

    Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур.

    Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.

  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.
  • Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

    Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

    1. 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
    2. 5 лет – для кинодокументов.
    3. 15 лет – для научной документации.
    4. 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
    5. 3 года – для видео- и фотодокументов.

    Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления.

    Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

    Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

    1. Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
    2. Дата составления описи.
    3. Фамилию и должность составляющего опись.

    Само оформление дела состоит из следующих стадий:

    1. Составление описи дела.
    2. Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
    3. Подшивка.
    4. Нумерация листов.
    5. Контроль группировки документов в деле.

    https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

    1. Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
    2. Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
    3. На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
    4. Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
    5. Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

    В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

    Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

    Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

    Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу.

    В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

    Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице. Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки.

    Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

    Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее. Пошагово она делается следующим образом:

    • Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
    • Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.
    • Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
    • При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
    • Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
    • Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.

    Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

    Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов. Для нее удобнее вначале проделать отверстия.

    Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы. Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

    • Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
    • В верхний прокол заводим нитку сзади.
    • Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
    • Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
    • Повторно проводим нитку через вторую дырку.
    • Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.

    Как правильно прошить документ по ГОСТу

    Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить. Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются.

    Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы.

    Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

    1. длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).
    2. стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
    3. нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;

    Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов.

    В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

    Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг.

    В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см.

    Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива.

    По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются. Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя.

    Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

    1. обозначения не могут налагаться на текст;
    2. цифры ставятся по возрастанию;
    3. нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
    4. в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);
    5. цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
    6. приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).

    Материалы для прошивки

    Как правильно прошивать и заверять документы

    В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти.

    Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Видео: как прошить документы в большой папке для архива Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок Видео: как можно прошивать документы с помощью станка Как заверить прошитые документы Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).

    На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

    «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___»

    . Листы обязательно нумеруются.

    Количество листов пишется цифрами и прописью.

    Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

    Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.

    То же требование относится и к печати.

    Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке.

    Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

    Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

    Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

    1. Заявление на регистрацию ИП.
    2. Копия паспорта.
    3. Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).
    4. Квитанция на оплату госпошлины.

    При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

    Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.

    Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

    Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве. Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

    Советуем прочитать статью про стоимость лицензии на продажу алкоголя, там же рассказано как ее оформить.

    О проверках Роспотребнадзора рассказывает одна из статей. Про испытательный срок при приеме на работу.

    Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

    Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

    4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

    6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров. 7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись.

    Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

    Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8. Заверьте подшитые документы.

    Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ( ) лист Генеральный директорЗАО «ЗАО» И.А.

    Петров Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно.

    Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица. Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным.

    В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.

    Пошаговая инструкция по закрытию ИП. Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь!

    Как правильно сшивать документы нитками? Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

    1. лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
    2. дырокол;
    3. канцелярский клей;
    4. иголку;
    5. если требуется – печать.
    6. собственно документы;
    7. суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;

    Итак, как правильно прошить документы нитками?

    1. Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

    Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

    Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

    Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

    Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

    После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

    После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата. Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.

    Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

    • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
    • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
    • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
    • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
    • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

    Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности. Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

    • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
    • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
    • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
    • Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
    • В крайний прокол с тыльной стороны

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

    Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол.

    Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет.

    Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина от 07.08.14 г.

    № 03-02-РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе.Но при соблюдении следующих условий:

      У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.Прошивка должна быть прочной.Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.Документы должны быть заверены подписью и печатью.

    Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849 с другими разъяснениями: Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа.Собственно, всем известно правило «что не разрешено, то можно», в данном случае Минфин придерживается правила «что не прописано в НК, будут прописано нами».То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г.

    № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно.Источник: http://www.kontur-online.ru/blog/kak-sshivat-dokumentyi.htmlНа сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.Среди них необходимо выделить следующие:методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г.

    Как прошивать документы

    Среди них:

    • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
    • Инструкции по документированию Центробанка России;
    • Типовая (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);

    Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.

    Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.

    1. Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
    2. В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии.
    3. Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку;

    Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации.

    Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины.

    При креплении на пластик папку можно легко расшить.

    В некоторых случаях, например при , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

    Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

    Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.

    Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

    Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210.

    Это обозначение вида нити и ее линейная плотность.

    Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.

    Они долговечны и удобны в использовании. Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей .

    К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

    1. Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
    2. Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
    3. При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
    4. Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.
    5. Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

    Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию.

    Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

    Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам. Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

    1. если требуется – печать.
    2. лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
    3. дырокол;
    4. иголку;
    5. собственно документы;
    6. канцелярский клей;
    7. суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;

    1.

    Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

    Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

    Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

    2. Сшейте документы нитками или шпагатом.

    Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

    3. Заверьте подшитые документы.

    Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток.

    Образец примерно следующий: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ___ (_______________________) лист___ Генеральный директорЗАО «ЗАО» ___________________________________ И.А. Петров Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок.

    Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский.

    После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица. Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным.

    В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос. Таким способом можно сшить стопку документов толщиной до 10 см.

    Как и было сказано выше, четких правил по сшиванию делопроизводственных, нотариальных и прочих бумаг не существует, как и специально обученных этому людей.

    Важно знать не только, как правильно это делать, но и когда нужно прошивать документы.

    Если вам нужно сдать в архив или подать в суд копии важных документов, а не оригиналы, обязательно уточните, как именно они должны быть заверены.

    Иногда заверения на общей подшитой книге недостаточно, нужно заверять каждую копию отдельно. Всегда предварительно выясняйте, чего именно от вас требуют, чтобы не тратить время, усилия и деньги напрасно.

    Комментарии 0